Warum Ihre Druckerei einen Software-Masterplan benötigt
25 Februar 2020
Ihre Softwareinvestitionen verdienen eine ganzheitliche, strategische Planung. Nehmen Sie Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse kritisch unter die Lupe. Wie lassen sich die einzelnen Schritte, mit denen Sie tagtäglich die Kundenerwartungen erfüllen, mithilfe von Software unterstützen, optimieren oder sogar automatisieren?
Der Kampf um Aufmerksamkeit
Als Inhaber oder Geschäftsführer einer Druckerei müssen Sie ständig eine Flut von größeren und kleineren Problemen lösen – in der Sie nur allzu leicht untergehen. Gleichzeitig stehen Sie vor der Tatsache, dass sich die Druckbranche enorm verändert und Ihr Unternehmen damit Schritt halten muss. Schnell und kontinuierlich.
Deshalb nehmen sich viele Druckereien nie die Zeit, einmal über das Alltagsgeschäft hinauszublicken und ihre allgemeine strategische Softwareplanung kritisch zu hinterfragen. Diese Planung hängt in Druckereien meistens mit neuen Produktions- und Weiterverarbeitungsmaschinen zusammen. Kein Wunder, denn neben den Gebäuden entfallen die größten Kapitalausgaben in dieser Branche auf Druckmaschinen.
Software-Planung?
Druckereien müssen jedoch auch die Gesamtinvestition, Strategie und Planung für ihre Software im Auge behalten. Software spielt im Geschäftsleben eine immer wichtigere Rolle – so auch in der Druckbranche. Die Softwarelösungen von Druckereien sind zunehmend integriert, weil diese enge Anbindung für Effizienzgewinne sorgt.
Isolierte Lösungen
Wenn Ihre strategische Softwareplanung schon länger in der Schublade verstaubt (oder nie erstellt wurde), ist es dringend an der Zeit, sich damit zu befassen. Suchen Sie dabei nicht einfach nach „Insellösungen“, wie z. B. einem isolierten Web-to-Print-System oder einer Prepress-Automatisierung. Diese Vorgehensweise beschränkt sich auf Funktionen, Preise und Implementierung. Viel dringender benötigen Sie einen Gesamtüberblick!
Software muss zusammenarbeiten
Druckereien müssen vor der Anschaffung neuer Softwarelösungen zunächst die bereits vorhandene Technologie prüfen. Schließlich sollen alle Softwareprodukte kompatibel sein und idealerweise wenig funktionale Überschneidungen aufweisen. Sie können nicht einfach einzelne Produkte kaufen, die möglicherweise nicht zu den restlichen passen.
Beginnen Sie mit MIS/ERP
Ausgangspunkt der strategischen Softwareplanung ist das MIS/ERP-System, denn es bildet das Rückgrat jeder Druckerei. Daher muss es rundherum zuverlässig sein. Dies bleibt für viele Druckereien leider nur Wunschdenken, weil sie den Daten ihrer MIS-Software nicht wirklich vertrauen können. Aus strategischer Sicht steht ein zuverlässiges MIS-System an oberster Stelle und ist für den Erfolg sogar noch wichtiger als Vertriebsmitarbeiter, Maschinenbediener oder das Management. An zweiter Stelle steht die Frage, ob sich die MIS-Software problemlos integrieren lässt: Können Daten im System leicht erfasst bzw. abgerufen werden? Denn schließlich sollen Ihre zuverlässigen Daten mit allen geteilt werden, d. h. mit Mitarbeitern, Management, Kunden, Lieferanten usw.
Machen Sie eine Bestandsaufnahme der verwendeten Systeme
Im nächsten Schritt der strategischen Softwareplanung muss die Druckerei alle anderen Softwaresysteme inventarisieren, die derzeit genutzt werden. Im Folgenden sind die wesentlichen Aspekte in Bezug auf vorhandene Software aufgelistet.
Lesen Sie weiter- Doppelte Softwarelösungen. Nutzen Sie mehrere Systeme, die im Grunde dieselben Funktionen bieten? Und stört Sie das nicht? Sollte es aber. Denn dafür gibt es den Begriff der „technischen Schulden“. Dies bedeutet, dass Sie für jede Softwarelösung Ihres Unternehmens ein Leben lang bezahlen! Das merken Sie oft gar nicht, weil das dafür nötige Personal sowieso auf der Gehaltsliste steht. Aber wie viele Druckereien können es sich heutzutage leisten, mehr technische Mitarbeiter als nötig zu beschäftigen? Richtig: keine!
- Zu viele Softwarelösungen. Prüfen Sie sorgfältig, welche Anwendungen und (selbst entwickelten) Lösungen Ihr Unternehmen einsetzt. Haben Sie mehr Software als nötig?
- Softwarelösungen, mit denen ein kleines Team überfordert ist. Jede Software ist in einer bestimmten Sprache programmiert, darunter .NET, Java, oder PHP. Außerdem basiert Software auf Datenbanken wie SQL, Oracle usw. Als Endnutzer kommerzieller Plattformen müssen Sie darüber nicht weiter Bescheid wissen. Schließlich schreiben Sie selbst keinen Code oder Datenbankabfragen. Ganz anders sieht es aus, wenn Sie selbst Programmierer beschäftigen. Mit Lösungen in drei verschiedenen Sprachen finden Sie nur schwer eine Person, die alle drei Anwendungen unterstützen kann. Deshalb sollten Sie Ihre Technologien standardisieren und Ihrem Team eine gezielte Know-how-Entwicklung ermöglichen.
- Isolierte (nicht integrierte) Softwarelösungen, die manuell „verbunden“ werden müssen. Ein gängiges Beispiel hierfür ist eine Web-to-Print-Lösung, die Bestellungen nicht an die MIS-Software weiterleitet. Jede Anwendung sollte in Druckereien ihren speziellen Zweck erfüllen, dann aber die Daten nahtlos an die nächste Softwarelösung im Workflow weitergeben. Der ideale Ablauf: Ein Kunde erteilt über die Web-to-Print-Lösung einen Auftrag, der an die MIS-Software weitergegeben, in der Produktion eingeplant, hergestellt, verpackt und versendet wird, mit anschließender automatischer Rechnungsstellung an den Kunden. So entsteht von der Bestellung bis zur Rechnung ein durchgängiger Workflow. Dies erfordert ein Konzept, eine Konfiguration und Testläufe. Aber diese Vorarbeit zahlt sich aus, wenn Sie anschließend pro Bestellung sieben Minuten sparen und pro Monat Hunderte oder Tausende von Aufträgen eingehen – rechnen Sie selbst!
- Improvisierte Lösungen. Sie müssen echte Detektivarbeit leisten, um diese Problematik aufzudecken. Eigentümer oder Geschäftsführer sind sich oft nicht darüber bewusst, wie erfinderisch ihre Mitarbeiter bei der Auftragsabwicklung werden. Sie nutzen Spreadsheets, Word-Dokumente, PDFs, Haftnotizen, Papierlisten und andere verfügbare Mittel, um eigene Prozesse zu improvisieren. Weil dies bequemer scheint, als die offizielle Software zu verwenden.
Machen Sie sich einen Überblick über die Geschäftsprozesse
Bei der strategischen Softwareplanung betrachten Sie Ihre gesamten Geschäftsabläufe aus einem kritischen Blickwinkel und analysieren, welche Software dabei hilfreich ist, die Automatisierung fördert – oder auch behindert. Nachdem die Planung mit Prioritäten versehen wurde, setzen Sie sie schrittweise im Laufe der Monate oder Jahre um. Achten Sie bei Investitionen in neue Software darauf, wie sich diese in Ihre derzeitigen Betriebsabläufe einfügt, um strategischere Kaufentscheidungen zu treffen.
Software konsolidieren
Ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Softwareplanung ist auch die Liste der Technologien, die Sie abschaffen möchten! Mit der Konsolidierung von Softwaretechnologien sparen Sie mehr als nur jährliche Wartungsgebühren: Sie entlasten Ihre technischen Mitarbeiter, setzen Ressourcen frei und müssen weniger potenzielle Sicherheitslücken schließen.
Dataline hilft
Dataline hat bereits über 1.000 Druckereien bei der Einrichtung einer leistungsstarken MIS-Plattform mit den zugehörigen Verwaltungs- und Workflow-Prozessen unterstützt. So entsteht eine solide Grundlage für mehr Transparenz und Geschäftskontrolle, höhere Effizienz und rentable Margen. Möchten Sie Ihre strategische Softwareplanung und die damit verbundenen Prozesse überprüfen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.