Buroform

Établie à Malines, Buroform est une entreprise de communication à 360° en forte croissance. Elle a remplacé FileMaker par le logiciel de gestion MultiPress dès 2012 et compte désormais Mercedes-Benz, AkzoNobel et Scapa Sports parmi ses clients. Il était donc grand temps d’interroger son patron, Jesse Marynen, sur la manière dont la société a assuré le passage de FileMaker à MultiPress. Nous étions également curieux de savoir comment s’est déroulée la mise en place de la toute nouvelle boutique en ligne.

Fromage à trous

« Vu la forte croissance de l’entreprise, cela faisait quelque temps que nous recherchions un logiciel de gestion capable d’évoluer à notre rythme », explique Jesse Marynen, PDG de Buroform. « Nous avions l’habitude de travailler avec FileMaker depuis des années, ce qui revient, en quelque sorte, à monter une armoire IKEA sans les instructions. Le logiciel en soi n’est pas mauvais, mais on s’y perd vite. Il nous faisait trop penser à un fromage à trous. Il fallait que la situation s’améliore.

De plus, le programme ne correspondait plus à la culture et à la politique de l’entreprise. Désormais, tout tourne autour de l’optimisation et d’une solution globale : automatisation du web2print, applications mobiles et accessibilité, suivi de la planification... MultiPress propose ces services tout-en-un. »

Le web : la voie à suivre

« Nous avons une équipe de vente forte qui peut accéder à MultiPress avec un iPad. En tout temps et à tout moment. Quel est le statut d’un projet ? Où se trouve mon rapport d’activité ou de vente ? La création de rapports à la volée permet de gagner beaucoup de temps ! Où se trouvent les informations du client ? Comment trouver l’historique d’un projet ou d’un client en particulier ? Tout est stocké dans MultiPress, accessible de n’importe où. En fait, je me demande comment nous faisions avant », confie-t-on du côté de Buroform.

Synergie de différentes entreprises

« Une reprise d’entreprise s’accompagne souvent de nombreux problèmes logiciels et de flux de production incompatibles. La dernière, celle de Crozz, s’est déroulée sans accroc parce qu’ils utilisaient déjà MultiPress. Nous avons pu tout fusionner proprement sans que les deux entreprises perdent leur individualité. Comment MultiPress résout-il ce problème ? En créant différentes divisions. Nous travaillons désormais avec trois subdivisions : Buroform elle-même, Crozz et BO Magazine, que nous publions nous-mêmes. En résumé, trois divisions sur un seul système. MultiPress offre une solution formidable.

Commandes de la boutique en ligne à la presse sans intervention manuelle

En novembre 2018, une boutique en ligne a été créée pour les entreprises qui souhaitent des documents de fin d’année personnalisés, des calendriers et des sous-mains. De cette façon, Buroform souhaite permettre à un maximum d’entreprises d’accéder à des impressions de haute qualité. On peut penser qu’une boutique en ligne entraîne un surcroît de travail. Mais c’est faux. Bien au contraire. L’objectif de la boutique en ligne de Buroform, créée dans XMPie, consiste justement à réduire la charge de travail. Jusqu’à présent, le concepteur et le client, par exemple, s’échangeaient d’innombrables e-mails pour livrer et approuver les images et le texte. 

« L’automatisation de notre boutique en ligne permet d’accélérer ce processus. Désormais, les commandes sont envoyées directement de la boutique en ligne à MultiPress, sans aucun « travail manuel », notamment d’administration ou de planification des commandes », explique Jesse Marynen, directeur de Buroform. L’Assistant de calcul a été ajouté à MultiPress et l’administration des commandes a été optimisée davantage. 

L’Assistant de calcul est utilisé en combinaison avec la boutique en ligne. Il tient notamment compte de la fluctuation des prix quotidiens du papier. Comme MultiPress surveille automatiquement les prix et les relie à la plateforme en ligne, ils sont toujours à jour. Les calculs des commandes, toujours exacts, sont ainsi entièrement automatisés. En résumé, chaque commande en ligne entre désormais dans le processus de production presque directement à partir de MultiPress. Ce qui permet de gagner énormément de temps !

Tout peut être amélioré

Toute entreprise en croissance recrute de nouveaux employés ou accueille des collaborateurs à la suite d’une acquisition. De plus, Buroform investit sans cesse dans l’extension et l’optimisation de MultiPress. La formation est donc cruciale. Buroform investit beaucoup dans la formation, parce que la direction est convaincue que plus les employés maîtrisent les subtilités de MultiPress, plus ils gagneront du temps. Et que le temps, l’expertise et l’innovation sont autant d’atouts extrêmement précieux pour une entreprise en croissance comme Buroform.

MultiPress: #1 Business Software pour imprimeries

En savoir plus sur MultiPress?