Castaar

Selon Castaar, l’époque est idéale pour mettre de l’ordre dans ses tâches administratives...

Ne dites pas aux collaborateurs de Castaar qu’ils travaillent dans une agence de pub, car ils n’aiment pas ça. Il faudrait plutôt les qualifier de jeunes aventureux. Et cette joyeuse bande de travailleurs motivés aime sortir des sentiers battus. Touche-à-tout, cette société ne se fixe aucune limite dans ses activités. Pas plus que dans sa créativité débordante. Grâce à Castaar, il n’est plus nécessaire de contacter toute une série d’entreprises pour promouvoir un produit ou un service. Se profilant comme un véritable guichet unique, cette société permet à ses clients, dont le nombre augmente, de gagner du temps et de l’argent. Toutefois, les difficultés liées à la croissance de ses activités, caractéristiques d’une entreprise en pleine santé, laissaient supposer une perte de temps trop importante associée à des tâches administratives. Ces zones d’ombre étaient dues à un manque d’enregistrement du temps et de post-calcul. En effet, plus la croissance est soutenue, plus les tracas administratifs se font ressentir.

Les collaborateurs de Castaar étaient conscients de n’avoir pas d’autre choix que d’améliorer leur efficacité. Une mission qui ne peut réussir que si tous les besoins sont couverts au sein d’un seul système. C’était leur objectif, même en période de coronavirus : ne pas perdre de temps et profiter de l’occasion pour mettre de l’ordre dans leurs affaires.

Ce qu’ils ont remporté haut la main !

Castaar est une jeune agence située à Gooik dans la périphérie bruxelloise. Offrant un service total, elle connaît une expansion fulgurante. Elle a lancé ses activités en 2016 et est depuis lors devenue une entreprise à part entière avec une dizaine de collaborateurs au compteur, et encore plus en machines de production (impression numérique, grand format, finition). Ayant érigé la polyvalence en principe, elle s’occupe du Web, du numérique, du grand format, de l’impression, de l’organisation d’évènements, etc. Tout se déroule à merveille, en organisant des concepts et des actions nouvelles. Bref, une entreprise jeune qui a du panache. Elle fournit aux entreprises et aux organisations de la périphérie bruxelloise le matériel nécessaire pour leur communication et leurs activités promotionnelles. Ses collaborateurs font aussi des miracles en matière d’habillage de véhicules, ce qui leur a valu un prix FESPA 2020 (entretemps reporté) !

Éviter le cloisonnement

En coulisses, bien sûr, une bonne dose d’administratif est indispensable, raison pour laquelle ils utilisaient le logiciel de gestion de projet Teamleader. Le tout complété de quelques outils administratifs pour d’autres applications. Par exemple, l’enregistrement du temps s’effectuait à l’aide de Toggle et le rapportage dans Yuki. Malheureusement, les collaborateurs de Castaar ont remarqué que de plus en plus souvent, ils n’utilisaient pas ou plus correctement Teamleader et se contentaient de communiquer par e-mail. Il leur manquait un outil d’agenda et de planification centralisés. Les calculs préalables et postérieurs personnalisés et détaillés pour la production ou les entreprises tierces n’étaient pas suffisamment approfondis. Et pour un acteur ambitieux comme Castaar, cette situation ne pouvait durer et nécessitait une nouvelle solution.

Exigences musclées

Bien évidemment, la société de Gooik ne s’est pas jetée sur la première solution venue. Après tout, elle sait qu’elle dispose d’un très large éventail de produits et de méthodes de travail différentes. Certains projets sont purement numériques, tandis que d’autres portent sur la création d'une identité visuelle complète avec affichage publicitaire et habillage de véhicules à la clé. Heureusement pour Castaar, leur liste d’exigences se retrouve parfaitement dans le cahier des charges de MultiPress. Une correspondance plus qu’idéale ! En effet, MultiPress est capable d’apporter aux entreprises une offre hétérogène. Castaar a donc trouvé chaussure à son pied avec MultiPress pour la signalétique et la production grand format ainsi que pour l’impression numérique et l’offset.

Voici une série des souhaits de Castaar ainsi que l’offre de MultiPress :

  • agenda / planification, avec un aperçu clair de l’agenda et des activités de chacun ;
  • module de gestion des clients (CRM) reprenant toutes les entreprises et tous les contacts des fournisseurs, partenaires et clients ;
  • offre avec la mention qu’elles doivent être signées en ligne ;
  • après approbation de l’offre, un briefing/bon de travail est automatiquement envoyé aux collaborateurs ;
  • après la livraison, signature du client ;
  • calendrier de la mise en place des concepts, des réunions, etc., et de préférence aussi mobile ;
  • statistiques et génération de rapports, consultation du chiffre d’affaires par trimestre, éventuellement par collaborateur, etc. ;
  • planification des stocks et des fournisseurs, ainsi que le traitement administratif associé.

Préparer l’après-coronavirus

Mais qu’en est-il de la crise du coronavirus, une période paralysante pour de nombreuses entreprises ? Castaar a bien tiré son épingle du jeu, ayant rapidement compris qu’un système MIS solide et adapté permettrait à son organisation d’atteindre un niveau supérieur et de poursuivre sa croissance. Une ambition liée à sa maturité. Succès garanti pour cette jeune entreprise.

Malgré le confinement, Dataline s’est immédiatement mis au travail pour assurer la mise en œuvre et la formation. En effet, tant l’installation et le suivi que les formations adéquates peuvent se faire à distance. Une fois que l’économie aura retrouvé sa vitesse de croisière, Castaar sera prête à se lancer !

Company details

Ne dites pas aux collaborateurs de Castaar qu’ils travaillent dans une agence de pub, car ils n’aiment pas ça. Touche-à-tout, cette société ne se fixe aucune limite dans ses activités. Et grâce à elle, il n’est plus nécessaire de contacter toute une série d’entreprises pour promouvoir un produit ou un service. Mais plus la croissance est soutenue, plus les tracas administratifs se font ressentir. Les collaborateurs de cette société installée dans la périférie bruxelloise étaient conscients de n’avoir pas d’autre choix que d’améliorer leur efficacité. Précisément ce que MultiPress offre !

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