De toekomst van de huidige administratieve workflow
21 Januari 2020
De laatste jaren zagen we duidelijk dat meer en meer grafische bedrijven de stap hebben gezet naar de verbetering en optimalisatie van de administratieve workflow. Helaas was meestal het niveau van de daadwerkelijke implementatie niet hoog genoeg. Maar wat zijn dan de obstakels die de automatisering van het ‘offerte-tot-factuur-proces’ tegenhouden? En hoe overwint een grafisch bedrijf die obstakels? Want alhoewel ook investeringen in hardware zeker belangrijk zijn, ze zullen hun volle potentieel niet realiseren zonder op hetzelfde moment ook de administratieve workflow te upgraden. En dus te automatiseren.
Wat belemmert de automatisering van de workflow?
We hoorden al veel redenen waarom de implementatie van workflow-automatisering niet aan de verwachtingen zou voldoen:
- De investeringen in de huidige softwareoplossingen leveren niet het verwachte resultaat op.
- De kosten die gepaard gaan met het upgraden van de productie-workflow zijn te hoog.
- De support die nodig is om automatisatie te laten werken in vergelijking met de kosten van de software zelf.
- Er zijn meer dringende problemen om aan te pakken …
Al deze opmerkingen zijn uiteraard begrijpelijk. Het is dan ook niet gemakkelijk de juiste weg te kiezen voor een adequate workflow-automatisatie. Want heel wat bedrijven hebben net hun capaciteit verhoogd, de printkwaliteit verbeterd en/of het productaanbod uitgebreid. Een investering in nieuwe hardware-oplossingen, dus. Maar hoe belangrijk deze nieuwe investeringen ook zijn, ze zullen simpelweg hun potentieel niet realiseren zonder een even grote upgrade van het bijhorend administratief proces. Want tussen de verkoop van een printopdracht en het printen ervan zitten een aantal significante bottlenecks, namelijk de aanlevering van de opdracht in de workflow en de preproductie. Want hoe ga je goed om met de alsmaar groter wordende toevloed van kleinere opdrachten en de doorvoer ervan?
De lange weg tussen verkoop en levering …
De toevoeging van een opdracht aan de bestaande workflow kan een langdurig proces zijn: de verwachting van de klant, de specificaties van de opdracht, de materiaaleisen, de financiering, de goedkeuring, de levering, …
Want de klant wil dat de opdracht op een bepaalde manier wordt uitgevoerd. Dit betekent dat het specifieke materiaal geschikt moet zijn voor de aanwezige machines, op voorraad moet zijn én in de vereiste hoeveelheden beschikbaar moet zijn. Zeker in combinatie met al lopende opdrachten. Om aan de wensen van de klant tegemoet te komen, moet de drukker dus een duik nemen in de printspecificaties om te controleren of deze met de beschikbare apparatuur kunnen worden uitgevoerd. De drukker moet de opdracht ook zo plannen dat deze voldoet aan de leveringseisen die op de opdracht zijn vermeld.
Het voltooien van een specifieke job is dikwijls een lange weg, waarbij vaak meerdere mensen veel e-mails sturen en talloze telefoontjes plegen, terwijl ook de voorraadartikelen worden gecontroleerd en opdrachten die al in behandeling zijn moeten worden opgevolgd.
Dit is helemaal niet efficiënt en al zeker niet toekomstgericht! Want het maakt niet uit hoe snel de machines op de werkvloer zijn. Ze zullen nooit hun echte ROI realiseren tenzij de workflow die instaat voor alle stappen tussen de offerte en de daadwerkelijke facturatie (+ opvolging) zo veel mogelijk geautomatiseerd is.
Toekomst en bedrijfszekerheid plannen
Om de toekomst zo efficiënt mogelijk aan te vatten en de bedrijfszekerheid zoveel mogelijk te garanderen, moet elke etappe die een opdracht doorloopt – van verkoop tot aan leveringspunt – grondig herzien worden. Hoeveel mensen zijn met elke opdracht bezig? Zijn de offertes en/of calculaties geautomatiseerd? Is alles gelinkt met de meest recente papier- of andere materiaalprijzen?
Dit zijn slechts enkele van de pijnpunten - er zijn nog tientallen andere. Als je nu geen tijd vrijmaakt om de administratieve workflow te herzien, kan het zijn dat je in de toekomst simpel niet meer kunt groeien. Een niet-geautomatiseerde workflow kan leiden tot langere werkuren én vertragingen in de levering, zelfs als er snellere machines zijn geïnstalleerd. Logisch toch?
Als je je huidige situatie beoordeelt, denk dan aan je interne bedrijfsprocessen en aan de connectiviteit met je omgeving, zoals mensen, machines en partners. De toekomst van je bedrijf houdt ook in dat je ervoor zorgt dat al het werk nauwkeurig in rekening wordt gebracht, dat wijzigingsverzoeken worden beoordeeld aan de hand van factureringsopties en dat kortingen worden gecontroleerd. Enkel zo kan de offerte een nauwkeurige weergave zijn van wat er voor de opdracht wordt gefactureerd!
Connecteren, automatiseren en integreren
Maar waar begin je? Hoe integreer je de commerciële, financiële, productie én logistieke bedrijfsprocessen?
Sterke processen en goed inzicht krijg je door mensen en machines te connecteren, door automatisch data uit te wisselen, door partneroplossingen slim te integreren.
Een robuuste MIS software, gespecialiseerd in de grafische industrie zoals MultiPress verlicht je administratieve taken en verbetert je productiviteit. Dit dankzij heel wat specifieke modules: facturatie, klantenbeheer, calculatiepakket, tijdregistratie, kostenbeheer of kostprijsberekening en nog zoveel meer. Het is deze workflow die je bedrijf een stevige ruggegraat geeft, en de talloze connecties met bij voorbeeld de financiële, logistieke, productie of expeditie processen maken het nog krachtiger. En zo bespaart jouw bedrijf simpelweg veel tijd én geld.
Meer dan 1.000 succesvolle MultiPress-installaties bevestigen onze antwoorden. Ook voor jouw bedrijf. Van internationale multi-locatie bedrijven tot ambachtelijke nichebedrijven. Want MultiPress zorgt voor een oplossing op maat. Zonder maatwerk. Voor elk budget. Aangepast aan jouw visie en meegroeiend met jouw ambitie. Connect met MultiPress, wij connecteren jouw bedrijf met een zekere toekomst.