Pouvez-vous encore vous y retrouver entre les tableurs, les job tickets et les Post-it ?
29 Août 2022
Les gestionnaires d'entreprises des arts graphiques ont besoin de systèmes qui calculent les commandes et les lancent après approbation, les diffusent, les programment, suivent la production et génèrent les rapports d'activité. Les collaborateurs chargés de la partie graphique du flux de production ont le même besoin de contrôler les commandes entrantes et de saisir les informations relatives à ces commandes jusqu'à la facturation. La direction, quant à elle, souhaite avoir une vue d'ensemble de toutes les activités de l'entreprise.
Quel système utilisez-vous pour répondre à toutes ces exigences ?
La recherche d'un stockage externe fiable
De nombreuses entreprises des arts graphiques utilisent encore des tableurs pour leurs calculs et des fiches descriptives des travaux à effectuer sur papier. Ces feuilles de papier doivent être déplacées d'un bureau à l'autre et d'une machine à l'autre en cours de production, souvent accompagnées de nombreuses notes sur simple post-it.
Les entreprises qui ne se sont pas encore converties devraient envisager sérieusement l'automatisation, car beaucoup de leurs concurrents l'ont déjà fait et se démarquent par une bien meilleure productivité.
Un système d'information de gestion de l'impression (MIS) ou un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) peut être considéré comme un outil de gestion fiable. Il vous permet d'intégrer toutes les facettes du calcul, de la gestion, de la production et de la livraison des produits imprimés dans un ou plusieurs outils logiciels. Ces outils enregistrent toutes les données et permettent de suivre et de rendre compte de tous les travaux.
Un bon programme MIS offre une vue d'ensemble de tous les travaux, l'endroit où chacun se situe dans le flux de production, les travaux qui ont été retardés, le coût de ces travaux, le temps nécessaire à leur réalisation et enfin, un aperçu clair des recettes.
Une main tendue à chaque collaborateur dans le flux de travail
Le plus important est qu'un MIS d'impression devienne un système d'enregistrement de tous les travaux, c'est à dire que, pour toute modification de la commande en cours d'exécution, les informations sont introduites dans le système MIS et sont immédiatement disponibles pour chaque service.
Il est recommandé d'utiliser un système MIS spécialisé dans l'impression, surtout si l'ensemble du flux de production, de l'impression à la finition et même la livraison, se déroule dans la même entreprise. Si le MIS suit, retrace et valide l'ensemble du processus jusqu'à l'expédition finale, il y a moins d'erreurs au niveau de la reliure, de la finition, de la livraison ou de l'installation. Plus les informations sont partagées dans l'atelier de production, plus il est improbable que des modifications tardives apportées par le client ne soient oubliées.
Les systèmes MIS/ERP d'impression peuvent réduire considérablement le risque d'erreurs, maintenir le flux de travail sur la bonne voie et détecter les problèmes dès le début de la production.
Une transition en douceur
Mais l'ajout d'un logiciel MIS/ERP ne suffit pas. Pour optimiser les avantages d'un MIS, il faut s'efforcer de configurer le système correctement et établir des liens lorsque de nouveaux logiciels et équipements sont intégrés dans le flux de travail.
Le passage d'un ensemble de tableurs et de documents papier à un logiciel MIS/ERP implique de nombreux changements qui représentent un bouleversement des habitudes de travail pour vos collaborateurs. Une formation est donc essentielle pour que les collaborateurs adoptent plus rapidement et sereinement cette nouvelle façon de travailler. Il est utile d'élire un "héros MIS/ERP" en interne pour accompagner les autres membres de votre entreprise graphique.
Avantages pour la direction et les collaborateurs
L'objectif principal d'un MIS d'impression est une gestion de la production efficace et rentable. Il vous permet d'identifier les problèmes de coûts et les goulots d'étranglement de la production. Et vous tient informé des différences entre les coûts estimés et les coûts réels du travail produit.
Grâce à l'automatisation de l'atelier, votre service clientèle dispose de plus de temps pour fournir une assistance de qualité aux clients. Elle contribue également à réduire les coûts d'établissement des factures.
En résumé, un bon système MIS d'impression peut contribuer à réduire les coûts de production, parfois jusqu'à 50%. Encore envie d'utiliser vos notes autocollantes ?