Buroform

MultiPress augmente l'efficacité de chaque employé 

Buroform, une entreprise d'impression offset en pleine croissance, elle compte parmi ses clients Tomorrowland, Lunch Garden et Zilte. L'entreprise de Malines est spécialisée dans la création de supports imprimés ayant un impact, dans le but d'inspirer les gens. La vision de Buroform est de montrer que l'imprimé est un support qui peut s'opposer à la communication numérique. Et le sera toujours. Il était grand temps de demander à Jesse Marynen, directeur général de la société, comment se déroule la coopération avec MultiPress. Nous étions également curieux de savoir comment les logiciels d'automatisation administrative peuvent optimiser les processus commerciaux existants, de la commande à la livraison...

Travailler de manière orientée vers les processus

"En tant qu'entreprise à croissance rapide, nous recherchons depuis longtemps un logiciel de gestion qui puisse évoluer avec nous", déclare Jesse Marynen, PDG de Buroform. "Lorsque nous avons lancé MultiPress il y a sept ans, le passage d'un programme auto-écrit à un logiciel professionnel doté d'un certain flux de travail et d'une certaine efficacité et de l'évolutivité, en repensant et en remaniant nos processus d'entreprise existants. Je pense à l'automatisation de web2print, aux applications mobiles et à l'accessibilité, au suivi du planning, etc. Nous avons trouvé tout cela (et plus encore) avec MultiPress."

Le Web est la voie à suivre

"Nous avons une équipe de vente de quatre personnes et elles ont toutes des iPads avec un accès à MultiPress. Où qu'ils soient dans le pays. Quel est le statut d'un travail ? Où est mon rapport d'activité ou de vente ? Parce que vous voulez les remplir ça à la volée. Où sont les informations sur les clients ? Comment puis-je trouver l'historique d'une commande ou d'un client particulier ? Tout est dans MultiPress et peut être consulté n'importe où. En fait, je me demande comment nous faisions avant", s'amuse le directeur.

La puissance des tableaux de bord MultiPress

Les affaires sont un jeu de chiffres. En effet, les chiffres financiers et de production vous permettent de savoir si les ventes sont en bonne voie, si les coûts sont maîtrisés et dans quelle mesure votre entreprise est financièrement performante à un moment donné. En d'autres termes, les chiffres sont le langage des affaires florissantes...

Mais les données seules ne sont pas une bénédiction. Il s'agit d'avoir des données bien structurées et graphiques clairs livrés sur un plateau d'argent. D'une simple pression sur un bouton, vous pouvez visualiser toutes les données essentielles à votre activité en en seul coup d'œil, prendre des décisions de gestion et ainsi maintenir votre entreprise sur la bonne voie. Pour de nombreux gestionnaires, y compris ceux de l'industrie graphique, il s'agit d'une tâche qui prend beaucoup de temps. Il n'est pas toujours facile de résumer tous les chiffres de manière ordonnée, cela peut facilement prendre plusieurs heures et laisse souvent trop de place à l'interprétation. C'est pourquoi Buroform a choisi d'activer les tableaux de bord MultiPress.

Jesse Marynen : "Pour bien faire son travail, il faut disposer de beaucoup d'informations précises. Et c'est à nous - avec MultiPress et les possibilités des tableaux de bord - d'obtentir ces données en temps réel partout où vous en avez besoin. Quelques exemples ?

• En fait, nous utilisons les tableaux de bord dans toute l'entreprise. Nous voulons que chaque opérateur en production ait accès à un nombre x de tableaux susceptibles de rendre son travail plus pertinent et plus efficace. Aujourd'hui, en production, vous verrez beaucoup de tableaux de bord, car nous pensons qu'il est important que les gens aient les bonnes informations partout.
• Pensez par exemple à quelqu'un qui doit s'occuper de l'expédition ou préparer les colis à expédier. Nous créons pour eux un tableau de bord sur mesure, afin qu'ils puissent facilement voir ce qu'ils doivent envoyer chaque jour et ce qui arrivera demain. Via le module du tableau de bord, chacun peut bien sûr aussi créer les étiquettes avec le bon transporteur pour les envoyer.
• Les employés de la comptabilité peuvent ensuite utiliser leur tableau de bord pour voir ce qui est prêt à être facturé, ce qui peut encore être facturé, ...

L'avantage concret du tableau de bord est que vous pouvez l'adapter à la fonction de l'employé au sein de l'entreprise. Cette "personnalisation" est également très facile à programmer soi-même."

Commandes de la boutique en ligne à l’impression sans travail manuel

"Grâce à l'API de MultiPress, qui permet à d'autres systèmes de se connecter au système MIS/ERP, nous avons lancé notre première boutique en ligne 'Inko Paper' l'année dernière. Il s'agit d'un modèle de commerce électronique très simple où chaque commande est automatiquement introduite dans MultiPress. Un avantage supplémentaire est que vous pouvez relier différentes boutiques en ligne - que vous pouvez créer vous-même ! - Vous pouvez les relier à MultiPress et aller aussi loin que vous le souhaitez. Dans notre cas, les relations sont créées automatiquement, la liste de contrôle est remplie et l'assistant de calcul est également lié à la boutique en ligne. Cela donne au client la liberté de remplir n'importe quel format ou de calculer lui-même toute personnalisation spécifique", selon Jesse.

L'assistant de calcul tient compte, entre autres, de la fluctuation quotidienne des prix des consommables. Comme MultiPress met automatiquement à jour ses prix et les relie à la plate-forme en ligne, ils sont toujours d'actualité. Les calculs corrects des commandes sont effectués de manière entièrement automatique. En bref, chaque commande web entre désormais dans le processus de production directement depuis MultiPress. Il en résulte un énorme gain de temps !

Transsmart : un suivi parfait pour l'expédition

De même, toutes les applications d'expédition peuvent désormais être intégrées dans le logiciel MIS/ERP de MultiPress. En conséquence, le nombre d'actions physiques et administratives autour de l'expédition des colis est considérablement réduit. Cela permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs.

Jesse : "Nous avons établi une connexion avec Transsmart. Ainsi, le personnel de production peut immédiatement apposer la bonne étiquette sur la boîte pendant l'emballage. En termes de suivi, vous pouvez voir que les données en temps réel sont transférées de Transsmart à MultiPress. Cela signifie que vous pouvez réellement voir quand une livraison est arrivée ou en cours. Toutes les informations sont transmises en temps réel. Super facile !"