Wie wirken sich die Verwaltungskosten auf Ihr Druckunternehmen aus?

15 Februar 2024

In der Druckindustrie gibt es viel zu tun. Für viele Werbetechnik- und Druckunternehmen sind die hohen Verwaltungskosten oft der Übeltäter. So geraten sie schnell in eine finanzielle Schieflage, die den Kampf mit der Konkurrenz nur noch schwieriger macht. So manche Bestellung geht verloren, dies wirkt sich auf den Gewinn aus. Die Frage ist also: Was können Sie als Unternehmer dagegen tun?

 

40% jedes Druckauftrags = Verwaltungskosten! 

Die Verwaltungskosten eines Werbetechnik- oder Druckauftrags in einem europäischen Druckproduktionsunternehmen betragen im Durchschnitt 40 % der Gesamtkosten des Auftrags. Diese Erkenntnis basiert auf Benchmark-Daten, die von über 1.200 Druckunternehmen in der 25-jährigen Geschichte von Dataline gesammelt wurden.

Diese finanziellen Auswirkungen sind jedoch nur die Spitze des Eisbergs:

• Neben den direkten Kosten wird auch wertvolle Zeit mit der Verwaltung von Verwaltungsaufgaben in verschiedenen Anwendungen und Datenbanken vergeudet.
• Die Suche nach Informationen wird zu einer zeitraubenden Herausforderung und untergräbt das Erfolgspotenzial Ihres Unternehmens.
• Nicht zu vergessen, wie sich dieser Verwaltungsaufwand auf die Kundenzufriedenheit auswirken kann. Verzögerungen bei der Bearbeitung von Rechnungen und potenzielle Fehler, die sich aus einem schwerfälligen administrativen Management ergeben, können zu Unzufriedenheit beim Kunden führen. Dies wirkt sich nicht nur auf das laufende Projekt aus, sondern kann auch dem Ruf des Unternehmens schaden und neue Geschäftsmöglichkeiten behindern. Jedes Druckproduktionsunternehmen strebt nach Kundentreue und muss sich daher mit diesen Herausforderungen auseinandersetzen.

Die zentrale Frage bleibt dieselbe: Wie kann man unter diesen Umständen wettbewerbsfähig bleiben?

Angesichts von Verwaltungskosten in Höhe von 40 % wird es schwierig, wettbewerbsfähige Tarife aufrechtzuerhalten und gleichzeitig einen angemessenen Gewinn zu erzielen. Hohe Verwaltungskosten wirken sich negativ auf die betriebliche Effizienz und möglicherweise auch auf die Kundenzufriedenheit aus, wenn es zu Verzögerungen oder Fehlern kommt. Diese Schwierigkeit bedroht Ihre Wettbewerbsposition.

 

Verwaltungskosten vermindern: Wie kann man das erreichen?

Veränderungen in der Druckindustrie, wie Digitalisierung und Automatisierung, haben die Dinge auf den Kopf gestellt. Die Einführung einer Automatisierung der Verwaltung verschafft Druckproduktionsunternehmen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern verbessert auch den Service für die Käufer von Druckaufträgen. Es ist von entscheidender Bedeutung, diesen Trend aufzugreifen, um zu vermeiden, dass man mit geringen Beschnitten zu kämpfen hat, denn es besteht die Gefahr, dass man den Kampf und damit Geld verliert.

Dataline, ein Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in der Implementierung von Business-Software für Druckproduktionsunternehmen, hat zu diesem Zweck das MAS-Analysetool eingeführt. Dieses Tool bietet Einblicke in mögliche Einsparungen und Verbesserungen. Die meisten Druckunternehmen ohne spezialisierte Software stellen oft fest, dass sich die Verwaltungskosten um mindestens die Hälfte vermindern lassen. Darüber hinaus garantiert Dataline die vordefinierten Einsparungen.

 

Die Lösung: Ein zentrales Softwarepaket

Effiziente Verwaltungsprozesse beginnen heute mit einem zentralisierten Softwarepaket und einer einheitlichen Datenbank. Dieser integrierte Ansatz bietet mehrere entscheidende Vorteile für reibungslose Abläufe:

• Erstens gewährleistet er einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen verschiedenen Aufgaben, wodurch die manuelle Dateneingabe und das Umschalten zwischen verschiedenen Systemen verkleinert werden.
• Darüber hinaus minimiert das zentralisierte System das Fehlerrisiko und die damit verbundenen Kosten, da doppelte Dateneingaben vermieden werden.
• Es gewährleistet außerdem eine konsistente Verwaltung von Kundeninformationen, verbessert die Kommunikation mit den Kunden und hilft Ihnen, eine zuverlässige Kundendatenbank aufzubauen.
• Das integrierte Auftrags- und Produktionsmanagement ermöglicht eine nahtlose Auftragsabwicklung und -verfolgung.
• Darüber hinaus ermöglicht das zentralisierte System eine genaue Kalkulation und Rechnungsstellung und vereinfacht das Zahlungsmanagement.

 

Erzielen Sie höhere Gewinne durch administrative Automatisierung

Mit einem zentralisierten Softwarepaket wie MultiPress wird der gesamte Workflow beschleunigt, was einen geringeren Personaleinsatz erfordert. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wahl eines zentralen Softwarepakets der Schlüssel zur erfolgreichen Optimierung der verschiedenen Prozesse in jedem Werbetechnik- und Druckunternehmen ist. Die Verwendung unterschiedlicher Anwendungen und Datenbanken geht jedoch auf Kosten der Effizienz.  Entscheidend ist es, den Verwaltungsaufwand für eine Rechnung zu minimieren. Nur so lassen sich die Beschnitte erhöhen und möglicherweise sogar verdoppeln!

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