Können Sie sich noch zwischen Tabellenkalkulationen, Arbeitsblättern und Haftnotizen zurechtfinden?

29 August 2022

Die Administratoren von Printmedienunternehmen benötigen Systeme, die Aufträge berechnen und nach der Genehmigung freigeben, terminieren, für die Produktion verfolgen und die Berichterstattung verwalten. Für die Mitarbeiter auf der grafischen Seite des Produktions-Workflows besteht die gleiche Notwendigkeit, eingehende Aufträge zu kontrollieren, Auftragsinformationen zu erfassen, bis hin zur Rechnungsstellung. Das Management hingegen möchte einen Überblick über alle Geschäftsaktivitäten haben.

Welches System verwenden Sie, um all diese Anforderungen zu erfüllen?

Die Suche nach einem zuverlässigen externen Speicher

Viele Printmedienunternehmen verwenden für einige oder alle ihrer Geschäftsaktivitäten immer noch eine Vielzahl von Tabellenkalkulationen und Arbeitsblättern auf Papier, die während der Produktion von Schreibtisch zu Schreibtisch und von Maschine zu Maschine weitergereicht werden müssen, oft begleitet von einem Haufen bunter Haftnotizen.

Printmedienunternehmen, die noch nicht umgestellt haben, sollten die Automatisierung in Betracht ziehen, denn die meisten Wettbewerber haben ihre Arbeitsabläufe schon seit einiger Zeit automatisiert und können so Aufträge effizienter bearbeiten und produzieren.

Ein Print Management Information System (MIS) oder eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Software kann als eine Art zuverlässiges externes Gedächtnis betrachtet werden: Es ermöglicht Ihnen, alle Facetten der Kalkulation, Verwaltung, Produktion und Lieferung von Druckerzeugnissen in einem oder mehreren Softwaretools zu integrieren. Diese Werkzeuge zeichnen alle Daten auf und ermöglichen die Rückverfolgung und Berichterstattung aller Arbeiten.

Ein gutes MIS-Programm bietet Einblicke in alle Aufträge, zeigt an, wo sich jeder Auftrag in der Produktion befindet, welche Aufträge sich verzögert haben, die Kosten der Aufträge, die dafür aufgewendete Zeit und liefert schließlich einen klaren Überblick über die Einnahmen.

Ein Handgriff für jeden Mitarbeiter im Arbeitsablauf

Das Wichtigste ist, dass ein Druck-MIS zum Registrierungssystem für alle Aufträge wird, d. h., wenn sich die Auftragsspezifikationen während der Auftragsausführung ändern, werden diese Informationen in das MIS-System eingegeben und sind sofort für alle Abteilungen verfügbar.

Ein spezialisiertes Druck-MIS-System empfiehlt sich vor allem dann, wenn der gesamte Prozess vom Druck über die Weiterverarbeitung bis hin zur Auslieferung im selben Unternehmen stattfindet. Wenn das MIS den gesamten Prozess bis zum endgültigen Versand verfolgt, nachverfolgt und validiert, gibt es weniger Fehler in der Buchbinderei, der Weiterverarbeitung, der Lieferung oder der Installation. Je mehr Informationen in der Produktion ausgetauscht werden, desto unwahrscheinlicher ist es, dass späte Kundenänderungen übersehen werden.

PRINT MIS/ERP-Systeme können die Fehleranfälligkeit drastisch reduzieren, den Arbeitsablauf auf Kurs halten und Probleme in der Produktion frühzeitig aufdecken.

Ein reibungsloser Übergang

Aber das Hinzufügen einer MIS/ERP-Software allein reicht nicht aus. Um den Nutzen eines MIS zu maximieren, müssen Anstrengungen unternommen werden, um das System ordnungsgemäß einzurichten und Verknüpfungen herzustellen, wenn neue Software und Geräte in den Arbeitsablauf aufgenommen werden.

Die Umstellung von einem Sammelsurium von Tabellenkalkulationen und Papier auf eine MIS/ERP-Software bringt viele Veränderungen mit sich, die für Ihre Mitarbeiter eine große Umstellung darstellen. Daher ist eine Schulung von entscheidender Bedeutung, damit die Mitarbeiter die neue Arbeitsweise schneller und leichter annehmen können. Es ist hilfreich, einen internen "MIS/ERP-Helden" zu haben, der andere in Ihrem Printmedienunternehmen inspiriert.

Vorteile für Management und Mitarbeiter

Der Hauptzweck eines Print-MIS ist ein effizientes und rentables Produktionsmanagement. Es ermöglicht Ihnen, Kostenprobleme und Engpässe in der Produktion zu erkennen, und informiert Sie über die Unterschiede zwischen den geschätzten und den tatsächlichen Kosten der produzierten Arbeit.

Durch die Automatisierung des Verkaufsraums haben Ihre Kundendienstmitarbeiter mehr Zeit, um den Kunden qualitativ hochwertige Hilfe zu leisten. Es trägt dazu bei, die Kosten für die Erstellung von Rechnungen zu senken.

Alles in allem kann ein gutes Druck-MIS dazu beitragen, die Produktionskosten zu senken, manchmal sogar um bis zu 50%. Oder Sie können natürlich auch weiterhin mit Haftnotizen arbeiten...