Belangrijke adviezen voor een rendabel web-to-print project
6 september 2023
Web-to-print wordt alsmaar populairder bij printprofessionals omdat het de service verbetert, de administratie versnelt, de doorlooptijd verkort en het proces voor klanten transparanter maakt. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw web-to-print project ook rendabel is? In deze blogpost geven we je duidelijk en praktisch advies, gebaseerd op meer dan 10 jaar ervaring bij meerdere web-to-print projecten bij printmediabedrijven.
Waarom zou je investeren in Web-to-Print?
We zetten de vijf grootste voordelen nog eens op een rijtje:
- Verhoogde efficiëntie: Web-to-print technologie automatiseert veel van de handmatige processen bij het drukken, zoals orderinvoer, prepress en proefdruk. Dit bespaart tijd en vermindert fouten, waardoor de efficiëntie toeneemt en je kosten aanzienlijk dalen.
- Verbeterde klantervaring: Klanten plaatsen online bestellingen op elk moment, vanaf elke plek en op elk apparaat. Dit gemak kan de klantervaring verbeteren en het voor klanten gemakkelijker maken om zaken te doen met je printbedrijf. Web-to-print past ook volledig in de maatschappelijke e-business trend waarbij klanten vlot online bestellen en ook snel hun bestelling willen ontvangen.
- Aanpassing en personalisering: Klanten passen hun drukwerk aan met behulp van online sjablonen of door hun eigen ontwerpen te uploaden. Dit zorgt voor een meer persoonlijke ervaring voor klanten en helpt je printbedrijf zich te onderscheiden van concurrenten met extra service.
- Minder afval: Je klanten bestellen alleen de hoeveelheid drukwerk die ze nodig hebben, waardoor er minder afval ontstaat en de impact van het drukken op het milieu minimaal is.
- Schaalbaarheid: Je schaalt je activiteiten gemakkelijker op door een groter volume aan orders te verwerken zonder de personeels- of overheadkosten aanzienlijk te verhogen.
Identificeer je Web-to-Print behoeften... en hindernissen
De eerste stap die je moet nemen is het beoordelen van de behoefte aan web-to-print in je printbedrijf en uitzoeken hoe het je klanten ten goede kan komen. Luister naar hun feedback en ervaringen om waardevolle inzichten te krijgen die je op ideeën kunnen brengen. Maak een lijst met oplossingen, maar houd rekening met je eigen bedrijfscultuur en activiteiten die als mogelijke belemmeringen voor de transformatie kunnen fungeren. Je kunt deze interne hindernissen als uitgangspunt nemen:
- Technische moeilijkheden: de implementatie van web-to-print vereist aanzienlijke technische expertise, vooral als het gaat om de integratie van de software met de bestaande systemen van een bedrijf. Als jouw printbedrijf geen interne technische expertise of middelen heeft, kan het moeite kosten om het systeem soepel te laten werken.
- Weerstand van werknemers: Sommige werknemers kunnen zich verzetten tegen de verandering, vooral als ze gewend zijn aan traditionele (druk)processen. Het is belangrijk om de voordelen van web-to-print duidelijk te communiceren aan werknemers en hen te betrekken bij het implementatieproces om eventuele bezwaren weg te nemen.
Creëer Buyer Personas
Om de behoeften van je klanten beter te begrijpen, kun je buyer personas creëren. Dit zijn fictieve profielen die de gemiddelde klant vertegenwoordigen, inclusief hun demografische informatie, doelen, uitdagingen en andere relevante kenmerken. Zo begin je eraan:
- Voer klantonderzoek uit: De eerste stap is het verzamelen van gegevens over de klanten die je momenteel hebt en over de klanten die je wilt aantrekken. Je kunt dit doen door middel van enquêtes, interviews, focusgroepen, of door gegevens van je website en sociale mediakanalen te analyseren. Je zou voor deze analyse ook je CRM en MultiPress-dashboard kunnen gebruiken.
- Identificeer gemeenschappelijke kenmerken: Als je eenmaal de benodigde gegevens hebt verzameld, zoek dan naar gemeenschappelijke kenmerken onder je klanten, zoals hun leeftijd, geslacht, functie, locatie, interesses en koopgedrag.
- Ontwikkel buyer personas: Ontwikkel met behulp van de gegevens die je hebt verzameld een of meerdere buyer persona's die je doelklanten vertegenwoordigen.
- Valideer je aannames: Na het maken van je buyer personas, valideer je ze door ze te delen met je bestaande klanten en feedback te krijgen. Je kunt ook online tools gebruiken om je persona's te testen en te verfijnen.
Dit zal je helpen te detecteren hoe, waar en wanneer je klant bereikbaar is en de stappen te bepalen die ze nemen om een aankoop te voltooien. Deze buyer persona zullen nu ook kunnen dienen voor je web-to-print onderzoek: je kunt nu zien of je klant nood heeft aan web-to-print, wat hij of zij ermee wil doen en hoe je dit moet aanbieden.
Door middel van een AI zoals ChatGPT kan je deze persona's snel formuleren op basis van jouw input. Blijf echter altijd kritisch: AI is niet altijd zo slim als het lijkt!
Vermijd softwaresilo's en houd kosten in de gaten
Hou altijd in het oog dat het van cruciaal belang is dat, ongeacht welke oplossing het printbedrijf kiest voor het web-to-print platform, je altijd moet streven om het platform te koppelen aan het bestaande ERP-systeem. Vermijden van dubbel werk en zogenaamde "softwaresilo's", waarbij verschillende softwareapplicaties niet met elkaar communiceren, is essentieel voor een efficiënt en geoptimaliseerd bedrijfsproces.
Vergeet niet de kosten van dit project in de gaten te houden, waaronder uurloon, gebruikte materialen, productiekosten en doorlooptijd. Je web-to-print project moet een investering zijn, geen risico. Om deze kosten in de gaten te houden en efficiënt te beheren, kun je overwegen geschikte software te gebruiken, zoals MultiPress.
Vraag deskundig advies
Nu je zelf onderzoek hebt gedaan naar de noden van je bedrijf én van je klant, heb je een overzicht van de zaken die je zelf kan voorzien en de zaken waar je externe hulp voor nodig hebt.
Als je te veel obstakels tegenkomt, of het nu technische of menselijke zijn, overweeg dan om een externe consultant in te huren om je te helpen. MultiPress projectmanagers, met jarenlange ervaring in de grafische industrie, zijn opgeleid om begeleiding te geven en nieuwe perspectieven te bieden. Bovendien kunnen onze projectmanagers je helpen tunnelvisie te vermijden die wordt veroorzaakt door je bestaande kennis.
MultiPress biedt verschillende modules aan op het gebied van B2B-portals en maatwerkintegraties met populaire web-to-print oplossingen:
- MultiPress biedt een eigen web-to-print module aan. Met de MultiPress web-to-print online editor gaat jouw klant zelf aan de slag met ontwerpsjablonen, afbeeldingen en tekst. Zo ontwerpt en bestelt jouw klant eenvoudig drukwerk zoals visitekaartjes.
- Voor B2B klanten biedt MultiPress een klantenportaal aan. Met dit online klantenportaal kunnen klanten offertes, orders en individuele artikelgegevens en bestellingen veilig beheren en controleren. Naast de enorme tijd- en kostenbesparingen bij de orderverwerking, maakt het klantenportaal een veilige, snelle en transparante workflow mogelijk voor jouw klanten en leveranciers.
- De verbinding van MultiPress met de web-to-printoplossingen van derden laat toe dat informatie veilig gedeeld wordt tussen verschillende platforms. MultiPress biedt een integratie aan met o.a. WooCommerce, Magento en vele anderen. De volledige lijst kan je hier vinden.
Of je nu kiest voor MultiPress, Magento, WooCommerce of een andere oplossing, wij staan klaar om jouw specifieke wensen te ondersteunen en samen te werken aan een geïntegreerde oplossing die perfect bij jouw bedrijf past.