Je Print MIS loopt goed. Of dat denk je toch...

5 april 2024

In de zoektocht naar betrouwbaarheid en efficiëntie in de print business staat het Print Management Informatie Systeem (Print MIS) centraal. Maar zoals bij elk aspect in het zakenleven, zijn er uitdagingen en valkuilen die de volledige benutting van deze business software in de weg staan. Hoe kan je jouw Print MIS het best onderhouden en hoe zorg je ervoor dat je het optimaal gebruikt?

Wordt jouw Print MIS volledig benut? 

Veel sign- en printbedrijven omarmen hun Print MIS niet, terwijl dit systeem net alle data verzamelt en beheert. Dat is belangrijk, want enkel zo behoud je een goed overzicht over alle bedrijfsprocessen. Maar printbedrijven starten vaak hun print MIS met slechts een beperkte set aan functies. Hierdoor blijven heel wat mogelijkheden onbenut.

Dit gebeurt vaak ook omdat medewerkers onvoldoende bekend zijn met alle functionaliteiten. Of erger: ze nemen omwegen. In sommige bedrijven gebeurt het zelf dat een tweede business software naast hun print MIS loopt. Dit leidt tot twee 'bronnen', terwijl er in werkelijkheid maar één kan bestaan. Dit brengt het overzicht in de bedrijfsvoering in de war. En bovendien vraagt dit extra inspanning om alle data samen te voegen en te verwerken.

Wat is nu het grootste probleem? Bedrijfsleiders en managers maken zichzelf veel wijs en doen alsof de gegevens accuraat zijn. Ze overtuigen zichzelf ervan dat goed genoeg écht goed is. Diep van binnen weten ze dat ze zichzelf voor de gek houden, maar ze blijven volharden in de boosheid. Vaak wordt dit gedrag geïnspireerd door de schrik voor de kosten en inspanningen die veranderingen met zich meebrengen. 

 

Hoe haal je dan het maximale uit jouw huidige MIS-software?

In plaats van naar nieuwe software-oplossingen te zoeken om onvolkomenheden in het gebruik van de print MIS te compenseren, zouden sign- en printbedrijven beter het beste uit hun huidige business software halen. Onwetendheid is daarbij de belangrijkste factor. Zorg er dus voor dat je op de hoogte blijft van extra mogelijkheden en ontwikkelingen, en welke daarvan je kan toepassen op jouw bedrijf. Tijdig uitbreiden en meerdere mogelijkheden benutten is dus de boodschap. Dat wil eveneens zeggen dat medewerkers moeten worden opgeleid, zodat ze op de hoogte zijn van de werking van de functionaliteiten. Dan kunnen ze de MIS efficiënt gebruiken en zullen ze niet terugvallen in oude gewoontes.

Daarnaast is het aan te bevelen om het ecosysteem van je print MIS te bekijken. En ook de integratiemogelijkheden tussen andere software-oplossingen. Je wil uiteraard dat het MIS-systeem bijdraagt aan de automatisering van je bedrijfsprocessen. Daarom is het van belang om nieuwe machines, partners, leveranciers, producten en materialen up-to-date te houden in je print MIS zodat de evolutie die jouw bedrijf maakt nauwkeurig wordt bijgehouden. 

Afhankelijk van de grootte van jouw printbedrijf heb je een andere nood.

• Kleine en middelgrote bedrijven zoals LuxVisual en Puntgaaf hebben eerder baat bij verdere procesautomatisering, waardoor hun bestaande workload wordt verlicht. 
• Terwijl grotere bedrijven zoals Daddy Kate en 3 Motion baat hebben bij een MIS om de uitbreiding van hun aanbod en de snelle bedrijfsgroei verder te ondersteunen. 

Maar de status quo nastreven met je bestaande MIS is niet de juiste strategie. Het is belangrijk om te erkennen dat er verandering nodig kan zijn om verdere groei en hogere efficiëntie na te streven. Dit is essentieel om steeds het maximale uit jouw Print MIS te blijven halen.

 

Maak beslissingen op basis van de data in je Print MIS!

De sleutel tot succes ligt in het nemen van beslissingen op basis van nauwkeurige gegevens uit de MIS. Het streven naar continue verbeteringen en het optimaal benutten van de Print MIS vormen de basis voor een concurrerende positie in de markt.

Dit zorgt ervoor dat je van heel wat voordelen kunt genieten: 

• Je maakt sneller en nauwkeuriger offertes, ook voor complexe opdrachten.
• Jouw financiële communicatie en de facturering verloopt efficiënter.
• Je kunt projecten beter opvolgen, waardoor je up-to-date blijft over je printbedrijf.
• Je verliest geen tijd met het zoeken naar en controleren van printbestanden van de klant.
• Je workflow verloopt efficiënter, aangezien jouw andere systemen gekoppeld zijn aan jouw MIS.
• Je krijgt controle over alle belangrijke bedrijfsgegevens.

Kortom, het up-to-date houden van jouw Print MIS zorgt voor meer overzicht en structuur, waardoor je met jouw print business efficiënter te werk kunt gaan. Benieuwd hoe jouw huidige processen beter kunnen worden begeleid om verdere verbeteringen te detecteren en te implementeren? Neem dan nu contact op!