De Mailingman

26 Jul 2016
De Mailingman

Elke dag tientallen mailings de deur uit.

Als er al een bedrijf is met een naam die niets aan de verbeelding overlaat, dan is het wel De Mailingman. De Mailingman verzorgt mailings voor andere ondernemingen en doet daarbij een beroep op MultiPress om zijn activiteiten te stroomlijnen en het overzicht te behouden.

Het idee voor De Mailingman ont- stond toen Stan Callens die als verkoper in de autosector ook mailings de deur uit moest krijgen, zich afvroeg of er niet iemand was die dat tijdrovende werk kon uitvoeren. Blijkbaar niet, want in 1991 richtte hij De Mailingman op dat na ruim 25 jaar uitgegroeid is tot een bedrijf met 24 werknemers en een klantenbestand van meer dan 2000 ondernemingen. En zoals bij wel meer bedrijven die het spreekwoordelijke zolderkamertje ontgroeid zijn, was er op een bepaald moment nood aan één geïntegreerd systeem voor het beheer van offertes, productie en facturatie.

“Vroeger hadden we een programma dat van de offerte een factuur maakte. Dat was alles. Dat programma werkte met stukprijzen die een vaste code hadden. Handig was anders, want er werden veel fouten gemaakt. En dan hadden we uiteindelijk alleen nog maar een offerte en een factuur. Voor de planning gebruikten we weer een ander programma zoals Outlook of Excel.”

Met de invoering van MultiPress kwam daar verandering in: “MultiPress hebben we leren kennen toen onze verkoopsverantwoordelijke Manu van Dataline Solutions tegen het lijf liep. Die dacht meteen aan MultiPress om onze administratieve rompslomp te verhelpen: één programma dat de volledige administratie, logistiek, planning en productie behandelt. Een droom!”

Ondersteuning en opleiding

“De invoering van het ERP-pakket vergde wel enige inspanning. Maar alles verliep prima. Tijdens de installatie kregen we de nodige ondersteuning – eigenlijk moesten we zelf niets doen – en een opleiding om het maximum uit Multi- Press te halen.” De Mailingman werkt nu met een geïntegreerd systeem waarin alle informatie automatisch beschikbaar is en voortdurend met de nieuwste gegevens aangepast wordt. Het tijdrovende doorzoeken van verschillende programma’s is verleden tijd. “Ook de service van Dataline is uitstekend. Als we een probleem of een vraag hebben, bellen of mailen we, waarna we al heel snel een antwoord krijgen. Bellen we de supportlijn, dan hebben we al-

tijd dezelfde persoon aan de lijn. Via Teamviewer kan Dataline de informatie op onze schermen zien en het probleem op- lossen. Optimaal toch!”

Perfect zicht op de capaciteitsbezetting

“We maken gebruik van de planningsmodule waarin al onze machines opgenomen zijn. Zo weten we hoe lang een machine kan draaien, wanneer er personeel beschikbaar is, wat de productiesnelheid bij dat type van opdracht is, enz. Daardoor kunnen we het werk perfect plannen en weten we ook meteen of een deadline haalbaar is. Via MultiPress kunnen we onze klanten dan heel snel antwoorden en houden we een goed overzicht van de verschillende taken.”
De Mailingman probeert elke dag weer om nog meer uit MultiPress te halen – zo wordt de werknemers- administratie verbeterd door het gebruik van streepjescodes. Dat bezorgt het bedrijf niet alleen een beter zicht op het productieproces en op de tijd die een werknemer aan een mailing werkt, maar uiteindelijk ook een preciezer beeld van de bedrijfskosten.

Nieuwe diensten

De Mailingman heeft ondertussen zijn oorspronkelijke aanbod – het verwerken en het beheer van mailings – uitgebreid met nieuwe diensten. De Mailingman kan nu bijvoorbeeld ook de volledige poststroom van klanten beheren. En dat stelt de onderneming in staat om op basis van variabele gegevens bijkomende commerciële boodschappen aan facturen en brieven toe te voegen. De Mailingman geeft bedrijven dus nu de gelegenheid om hun facturen ook voor marketingdoeleinden in te zetten. Daarbij speelt MultiPress eveneens een rol: “MultiPress zorgt ervoor dat we de variabele marketing op de facturatie kunnen toepassen. En ook dat betekent een kostenbesparing.”