Vom Chaos zur Kontrolle: die Automatisierungen die den Unterschied in Ihrem Druckunternehmen macht
28 April 2025
Automatisierung klingt für den ein oder anderen etwas abstrakt, mit Begriffen wie XML, API oder JDF, aber heute ist sie unverzichtbar für jedes Unternehmen in der Druck-, Werbetechnik- oder Großformatbranche. Was Sie vielleicht nicht wissen: Bis zu 40 % der Kosten eines Druckauftrags entfallen auf die Verwaltung. Wenn Sie Ihre Systeme miteinander vernetzen und Ihr Management Information System (MIS) zentralisieren, vermeiden Sie doppelte Dateneingaben, reduzieren Fehler und senken unnötige Kosten. In diesem Blog erfahren Sie, wie Automatisierung, abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse und mit den richtigen Integrationen, Ihren Workflow zukunftssicher macht.
Warum ein Druckunternehmen automatisieren sollte
Viele Produktionsbetriebe arbeiten noch mit fragmentierten Workflows. Aufträge werden manuell eingegeben, Excel-Dateien kursieren zwischen Abteilungen, und die Kommunikation läuft über E-Mail oder sogar über Papierformulare. Das führt zu Fehlern, Verzögerungen und Frustration, sowohl intern als auch beim Kunden.
Wenn Sie Ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren, schaffen Sie Übersicht, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit in Ihrem Unternehmen. Denken Sie z. B. an:
- Automatische Auftragserfassung und -verarbeitung, u. a. über Webshops
- Intelligente Planungstools mit Echtzeitdaten
- Weniger manuelle Aufgaben und dadurch weniger Fehler
- Bessere Nachverfolgung, Kommunikation und Kontrolle
Das Ergebnis? Weniger Verwaltung, weniger Fehler und geringere Kosten. In einem durchschnittlichen Druckunternehmen entfallen bis zu 40 % der Auftragskosten auf administrative Tätigkeiten. Durch Automatisierung und die Verknüpfung Ihrer Systeme, vom Angebot bis zur Auslieferung, vermeiden Sie diesen Overhead. Sie eliminieren unnötige Zwischenschritte, beseitigen doppelte Datenerfassung und reduzieren Personalkosten. Dadurch sinkt Ihr Stückpreis pro Auftrag, während Ihre Marge automatisch steigt.
Nicht zu vergessen: Auch in der Druckbranche setzt sich Industrie 4.0 durch, mit intelligenten IoT-Sensoren und Echtzeit-Datenanalysen, die Produktionsprozesse engmaschig überwachen. Das sorgt für mehr Kontrolle über Ihre Planung, weniger Stillstand und höhere Liefertreue.
Das MIS-System als Herzstück Ihres Workflows
In einem reibungslos funktionierenden Workflow sollten alle Abteilungen, vom Vertrieb über die Produktion bis zur Fakturierung, mit denselben aktuellen Informationen arbeiten. Genau hier kommt das Management Information System (MIS) ins Spiel. Es fungiert als die zentrale Single Source of Truth in Ihrem Unternehmen und stellt sicher, dass alle Bereiche Zugriff auf die richtigen Daten haben.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Keine doppelte Dateneingabe mehr
- Reibungslosere Kommunikation zwischen Abteilungen
- Exakte Vor- und Nachkalkulation
- Schnellere Fakturierung und zuverlässige Berichterstattung
- Transparenz über Kapazitäten, Lagerbestände, Kosten und Erträge
Aber: Ein MIS allein reicht nicht aus. Erst wenn es mit Ihren anderen Systemen und Maschinen integriert ist, entfaltet es sein volles Potenzial. Wie gelingt das auf intelligente Weise?
Branchenstandards für Integration: JDF, JMF und APIs
Damit Maschinen, Software und Verwaltungssysteme miteinander kommunizieren können, braucht es Standards. Die Module JDF und JMF sind technische Industriestandards in der grafischen Branche, basierend auf XML (eXtensible Markup Language). Seit 2004 arbeitet Dataline mit Industriepartnern wie GWG zusammen, um durchgängige Automatisierung mittels JDF/JMF-Integrationen in Prepress-Workflows für konventionelle, digitale und großformatige Maschinen sowie Weiterverarbeitungssysteme zu ermöglichen. Dataline ist aktives Mitglied bei CIP4, das die Abstimmung rund um JDF überwacht.
JDF (Job Definition Format)
JDF ist ein XML-basiertes Format, das alle technischen Informationen zu einem Druckauftrag enthält, von der Papiersorte über die Auflage bis hin zur Weiterverarbeitung. MultiPress generiert automatisch JDF-Dateien, die direkt an Ihre Druck- oder Schneidemaschinen übermittelt werden. Das bedeutet: Keine manuelle Übergabe von Produktionsdaten mehr.
JMF (Job Messaging Format)
JMF ergänzt JDF um Echtzeitkommunikation. Sie sehen live den Status eines Auftrags an der Maschine. Läuft alles nach Plan? Gibt es Verzögerungen? So können Sie bei Bedarf schnell reagieren oder Ihre Planung anpassen. Außerdem sendet die Produktion automatisch Rückmeldungen an die Verwaltung, ideal für eine präzise Nachkalkulation.
API (Application Programming Interface)
Eine API ermöglicht die direkte Verbindung zwischen zwei Softwareprogrammen. MultiPress verfügt über eine leistungsstarke eigene API, mit der bereits zahlreiche erfolgreiche Integrationen realisiert wurden. Dank dieser API lässt sich MultiPress problemlos mit anderen Softwareanwendungen in Ihrem Unternehmen verknüpfen, z. B. mit E-Commerce-Plattformen, Buchhaltungssystemen oder Logistiklösungen.
Beispiele:
- Integration mit einem Magento-Webshop
- Anbindung an Versandlösungen wie nShift oder Bumbal
- Anbindung an Buchhaltungssysteme wie Scan Sys
- Oder eine MultiPress-to-MultiPress-Verbindung mit einer Partnerdruckerei
So wird Ihr Workflow zu einem Ganzen
Ein MIS-System ist ein kraftvolles Tool, aber nur, wenn es kein Inselsystem bleibt. Erst wenn Ihr MIS nahtlos mit allen anderen Systemen im Workflow zusammenarbeitet, von Prepress-Software bis ERP und Web-to-Print, erzielen Sie echte Effizienzgewinne.
Dataline verfolgt eine bewährte Strategie mit zertifizierten Integrationen für sämtliche Hardware- und Softwarekomponenten, die für den Druckproduktionsprozess entscheidend sind. Dazu gehören Prepress, Produktionsworkflows, E-Business-Plattformen, Transport und Logistik, Substrat- und Papierkataloge sowie Buchhaltungs- und Finanzsysteme.
Beispiele: Canon Prisma, Agfa Asanti, Kodak Prinergy, Screen Equios sowie Heidelberg- oder Komori-Druckmaschinen.
Was Sie bei der Integration in Ihr MIS beachten sollten:
- Setzen Sie auf offene Standards wie JDF, JMF und APIs, für durchgängige Kommunikation und automatisierte Abläufe
- Echtzeitdaten sind unverzichtbar, damit alle Abteilungen mit aktuellen Informationen arbeiten können
- Benutzerfreundlichkeit zählt, Systeme müssen intuitiv bedienbar sein, damit Ihr Team sie auch nutzt
- Denken Sie skalierbar, wenn Ihr Unternehmen wächst, Ihr MIS muss mithalten können
Fazit: Bauen Sie noch heute an Ihrem Workflow von morgen
Die Zukunft der Druckproduktion ist integriert, automatisiert und datenbasiert. Die meisten Druckunternehmen nutzen bereits Software für Verwaltung oder Auftragsverfolgung, doch oft endet dort die Digitalisierung. Wer wirklich beschleunigen will, muss diese Software auch mit der Produktion und den übrigen Prozessen verknüpfen.
Und das gelingt nur mit einer modernen, vollständigen und innovativen Plattform, die alles miteinander verbindet. MultiPress bildet zusammen mit starken Integrationen über API, JDF und JMF das Fundament für einen zukunftsorientierten Workflow. Unternehmen wie Group Joos beweisen jeden Tag, was damit möglich ist: weniger Fehler, mehr Kontrolle und geringere Kosten.
Automatisierung bedeutet nicht, alles neu zu machen, sondern alles klug zu verbinden. Und genau damit können Sie heute noch starten.