Van chaos naar controle: de automatiseringen die het verschil maken in jouw printbedrijf
28 april 2025
Automatisering klinkt misschien wat abstract, met termen als XML, API of JDF, maar is vandaag onmisbaar voor elk print-, sign- of grootformaatbedrijf. Wat je misschien niet weet: tot 40% van de kost van een drukorder gaat naar administratie. Door je systemen met elkaar te verbinden en je Management Information System (MIS) centraal te zetten, vermijd je dubbele data-invoer, fouten en onnodige kosten. In deze blog lees je hoe automatisering, gericht op jouw noden en dus met de juiste integraties, jouw workflow futureproof maakt.
Waarom een printbedrijf moet automatiseren
Veel productiebedrijven kampen nog met versnipperde workflows. Orders worden manueel ingevoerd, Excel-bestanden zwerven rond, en communicatie tussen afdelingen loopt via e-mail of zelfs papieren bonnen. Dit leidt tot fouten, vertragingen en frustratie, zowel intern als bij de klant.
Door je processen te digitaliseren en automatiseren, creëer je overzicht, snelheid en betrouwbaarheid in je organisatie. Denk aan:
- Automatische orderinvoer en -verwerking bij o.a. webshops
- Slimme planningstools met realtime data
- Minder manuele taken en dus minder fouten
- Betere opvolging, communicatie en controle
Het resultaat? Minder administratie, minder fouten en minder kosten. In een gemiddeld printbedrijf gaat tot wel 40% van de kost van een drukorder naar administratie. Door processen te automatiseren en systemen met elkaar te koppelen, van offerte tot levering, vermijd je die overhead. Je schakelt overbodige tussenstappen uit, elimineert dubbele input en beperkt personeelskosten. Zo daalt je kostprijs per order, en stijgt je marge automatisch mee.
En laten we niet vergeten: ook binnen de printsector zet Industrie 4.0 zich volop door. Denk aan slimme IoT-sensoren en realtime data-analyse die productieprocessen nauwgezet opvolgen. Dat vertaalt zich in nog meer grip op je planning, minder stilstand én een hogere leverbetrouwbaarheid.
Het MIS-systeem als kloppend hart van jouw workflow
In een perfect functionerende workflow moet elke afdeling, van verkoop tot productie en facturatie, werken met dezelfde actuele informatie. Daar komt het Management Information System (MIS) om de hoek kijken. Dit systeem dient als de 'single source of truth' binnen jouw organisatie en zorgt ervoor dat alle afdelingen toegang hebben tot de juiste gegevens.
De voordelen zijn duidelijk:
- Geen dubbele invoer meer
- Vlottere communicatie tussen afdelingen
- Nauwkeurige voor- en nacalculatie
- Snellere facturatie en betrouwbare rapportage
- Inzicht in capaciteit, voorraad, kosten en rendement
Maar: een MIS op zich is niet genoeg. Pas wanneer het geïntegreerd is met je andere systemen en machines, realiseer je het volle potentieel. Hoe pak je dat slim aan?
Sectorstandaarden voor integratie: JDF, JMF en API’s
Om machines, software en administratiesystemen met elkaar te laten praten, zijn er standaarden nodig. De modules JDF en JMF zijn technische standaarden binnen de grafische industrie, gebaseerd op XML (eXtensible Markup Language). Sinds 2004 werkt Dataline samen met industriepartners zoals GWG om optimale automatisering mogelijk te maken door middel van JDF/JMF-integraties binnen prepressworkflows voor conventionele, digitale en grootformaat machines en afwerkingssystemen. Dataline is actief lid van CIP4, dat toeziet op de afstemming van JDF.
JDF (Job Definition Format)
JDF is een XML-gebaseerd formaat dat alle technische informatie over een printorder bevat, van papiersoort tot oplage en afwerking. MultiPress genereert automatisch JDF-bestanden die rechtstreeks naar je printers of snijmachines gestuurd worden. Dat betekent: geen manuele overdracht meer van productiegegevens.
JMF (Job Messaging Format)
JMF voegt realtime communicatie toe aan JDF. Je ziet live wat de status is van een order op een machine. Gaat het goed? Is er vertraging? Zo kun je snel ingrijpen of je planning bijsturen. De productie geeft bovendien automatische feedback naar je administratie, waardoor ook de nacalculatie accuraat is.
API (Application Programming Interface)
Een API zorgt voor een directe koppeling tussen twe softwareprogramma’s. MultiPress beschikt over een krachtige eigen API, waarmee al talloze succesvolle koppelingen zijn gerealiseerd. Dankzij deze API kan MultiPress eenvoudig geïntegreerd worden met andere softwaretoepassingen binnen jouw bedrijf, zoals e-commerceplatformen, boekhoudpakketten of logistieke tools. Gegevens worden automatisch uitgewisseld, zonder manuele tussenkomst. Denk aan een koppeling met je Magento web-to-print shop, een koppeling met nShift of Bumbal, boekhoudsystemen zoals Scan Sys of een koppeling met de MultiPress van een collegadrukker via MultiPress-to-MultiPress.
Zo maak je van je workflow één geheel
Een MIS-systeem is een krachtig instrument, maar alleen als het geen eiland is. Pas wanneer je MIS moeiteloos samenwerkt met andere systemen in je workflow, van prepresssoftware tot ERP en web-to-print, realiseer je echte efficiëntiewinst.
Dataline volgt een bewezen strategie van gecertificeerde integraties met alle hardware- en softwarecomponenten die essentieel zijn voor het printproductieproces. Dit omvat prepress, productieworkflow en -optimalisatie, e-businessplatforms, transport en logistiek, substraat- en papiercatalogi en boekhoud- en financiële systemen. Denk aan o.a. Canon Prisma, Agfa Asanti, Kodak Prinergy, Screen Equios en Heidelberg of Komori drukpersen
Hou hier rekening mee bij het integreren van systemen in jouw MIS:
- De sleutel ligt in het gebruik van bovengenoemde open standaarden. Dankzij JDF en JMF kan je MIS rechtstreeks communiceren met je printers, snijmachines, planningssoftware of andere applicaties. Zo ontstaat er een vloeiende informatiestroom tussen administratie, productie en afwerking. Geen handmatige overdrachten meer, geen dubbele invoer.
- Daarnaast is realtime data-uitwisseling essentieel want je wilt natuurlijk niet werken met informatie die achterloopt. Door gegevens onmiddellijk beschikbaar te maken voor alle afdelingen, van orderverwerking tot productie, kun je sneller schakelen, beter plannen en klanten nauwkeurig informeren over de voortgang van hun bestelling.
- Ook de gebruiksvriendelijkheid mag niet onderschat worden. Integratie moet het werk immers vergemakkelijken, niet complexer maken. Kies daarom voor systemen die intuïtief aanvoelen en logisch in gebruik zijn. Alleen zo krijg je je team mee in de automatisering.
- Tot slot is schaalbaarheid cruciaal. Jouw bedrijf blijft evolueren, meer klanten, extra vestigingen, nieuwe diensten. Zorg dat je MIS en de bijbehorende koppelingen flexibel genoeg zijn om die groei moeiteloos te ondersteunen.
Conclusie: bouw vandaag aan de workflow van morgen
De toekomst van printproductie is geïntegreerd, geautomatiseerd en data-gedreven. De meeste printbedrijven werken al met software voor hun administratie of orderopvolging, maar daar stopt het vaak. Wil je écht versnellen, dan moet je die software ook verbinden met je productie en andere processen.
En dat lukt alleen met een modern, compleet en innovatief platform dat alles samenbrengt. MultiPress vormt samen met krachtige integraties via API, JDF en JMF het fundament van zo’n toekomstgerichte workflow. Bedrijven zoals Group Joos bewijzen dagelijks wat het oplevert: minder fouten, meer controle én lagere kosten.
Automatiseren betekent niet alles omgooien, het betekent slim koppelen. En daar kun je vandaag nog mee starten.