Buroform

MultiPress
13 Dec 2018
BuroForm

Buroform uit Mechelen is een sterk groeiende 360° communicatiebedrijf. Ze schakelden al in 2012 over van Filemaker naar MultiPress business software en mogen Mercedes-Benz, Akzo-Nobel en Scapa Sports tot hun klanten rekenen. Hoog tijd om bedrijfsleider Jesse Marynen eens aan de tand te voelen om te vragen hoe ze de switch van FileMaker naar MultiPress hebben verwerkt. Ook waren we benieuwd hoe het opzetten van hun splinternieuwe webshop verlopen is.

Kaas met gaten

‘Als sterk groeiend bedrijf waren we reeds geruime tijd op zoek naar business software die met ons kon meegroeien’, steekt Jesse Marynen, CEO van Buroform direct van wal. ‘We waren al jaren gewoon om met FileMaker te werken, maar dat is een beetje zoals een kast van Ikea in elkaar steken zonder de gebruiksaanwijzing. De software op zich is niet slecht, maar je mist richting. Het was teveel als kaas met gaatjes. En dat moest beter.

Ook voldeed het programma niet meer aan de bedrijfscultuur en –politiek. De dag van vandaag draait alles rond optimalisatie en een oplossing waar alles meteen in zit : automatisatie van web2print, mobiele toepassingen en bereikbaarheid, opvolgen van planning, ... We vonden dat allemaal terug bij MultiPress.’

Web-based is the way to go

‘We hebben een straf sales-team die met een iPad toegang hebben tot MultiPress. Overal en altijd. Wat is de status van een job? Waar is mijn activiteiten- of salesrapport? Want on-the-fly rapporten maken, levert megaveel tijdswinst op. Waar staat de informatie van de klant? Hoe kan ik de historiek van een bepaalde job of klant terugvinden? Alles staat in MultiPress en het is van overal toegankelijk. Ik vraag me eigenlijk af hoe we het vroeger allemaal klaarspeelden.’, horen we bij Buroform.

Synergie van verschillende bedrijven

‘Een bedrijfsovername gaat dikwijls gepaard met een hoop softwareproblemen en workflows die incompatibel zijn. Onze laatste overname Crozz verliep vlekkeloos want ze werkten namelijk ook al met MultiPress. We konden alles netjes laten samensmelten zónder dat beide bedrijven hun eigenheid verloren. Hoe MultiPress dit oplost? Door verschillende divisies aan te maken. We werken nu met drie onderverdelingen: Buroform zelf, Crozz en BO Magazine, dat we zelf uitgeven. Dus drie divisies op 1 systeem. Mooi opgelost van MultiPress.

Orders vanuit webshop tot op de pers zonder handwerk

In november 2018 werd een webshop opgezet die zich richt naar bedrijven met gepersonaliseerd eindejaarsdrukwerk, kalenders en bureau-onderleggers. Buroform wil zoveel mogelijk bedrijven zo toegang geven tot hoogwaardig drukwerk. Een webshop betekent extra werk? Dat is verkeerd gedacht. Integendeel zelfs. Het doel van de Buroform webshop, opgezet in XMPie, is juist om de werkdruk te verminderen. Tot nu toe werd er heen en weer gemaild tussen bv. de ontwerper en de klant om beeldmateriaal en tekst aan te leveren en goed te keuren. 

"Door de automatisatie op onze webshop wordt dit proces versneld. Voortaan komen orders rechtstreeks van de webshop in MultiPress terecht, zonder dat er nog 'handjeswerk' van bv. orderadministratie of planning moet verricht worden." zegt Jesse Marynen, manager van Buroform. MultiPress werd uitgebreid met o.a. de Calculatie Wizard en werd de orderadministratie verder geoptimaliseerd. 

De Calculatie-Wizard wordt gebruikt in combinatie met de webshop. De Wizard houdt bv. rekening met de fluctuerende dagprijzen van papier. Doordat MultiPress prijzen automatisch bijhoudt en ze gelinkt worden aan het online platform, zijn ze altijd up-to-date. Correcte ordercalculaties verlopen zo volledig automatisch. Kortom, elk web-order komt nu quasi rechtstreeks vanuit MultiPress in het productieproces. Dit levert een gigantische tijdswinst op.

Alles kan beter

Elk groeibedrijf rekruteert nieuwe medewerkers of er komen medewerkers bij door een acquisitie. Daarnaast investeert Buroform voortdurend in de uitbreiding en verdere optimalisatie van MultiPress. Hierdoor zijn opleidingen van cruciaal belang. Bij Buroform wordt heel wat geïnvesteerd in opleiding want het management is ervan overtuigd dat hoe meer en hoe beter de medewerkers de finesses van MultiPress onder de knie hebben, hoe meer tijdswinst er gerealiseerd wordt. En laat nu juist tijd, vakkennis en innovatie zeer waardevol zijn voor een groeibedrijf zoals Buroform.