Grafisch Bedrijf Goes

Le grand format sur mesure et l’automatisation : vont-ils réellement de pair ?

Initialement créée comme imprimerie traditionnelle, Grafisch Bedrijf Goes (GBG) est désormais une société à services complets. Elle assure des projets aussi bien dans l’offset que le numérique, mais aussi le grand format, le lettrage des véhicules et des bâtiments, les emballages et affichages, jusqu’à la conception et l’installation de stands. Ces dernières années, GBG a connu une croissance exponentielle. Pour poursuivre sur sa lancée, la direction s’attache depuis deux ans à optimiser l’efficacité des processus. Dans les nouveaux locaux de l’entreprise, l’équipe de 26 collaborateurs travaille notamment sur des machines Heidelberg, HP, Agfa et Zund pour traiter toutes les commandes en temps et en heure.

Le cœur de métier de Grafisch Bedrijf Goes, c’est à la fois l’offset et le grand format. La société a beaucoup misé sur l’efficacité, ce qui lui a permis d’enregistrer une croissance exponentielle ces dernières années. GBG exploite désormais les bonnes machines en plaçant des collaborateurs compétents aux postes adéquats. Il est désormais grand temps d’investir dans l’optimisation des flux de travail de l’administration et de la production. En raison de sa forte croissance, l’entreprise a dû faire face à un défi de taille : maintenir une vue d’ensemble tout en assurant la visibilité de l’ensemble des processus. Il s’est vite avéré que le back-office ne suivait pas le rythme, entraînant des pertes de temps et une nette diminution de l’efficacité. La solution a été apportée par MultiPress, le système sur mesure pour les tâches administratives.

Le grand format sur mesure est-il réellement compatible avec l’automatisation ?

L’entreprise a d’abord entrepris d’installer les bonnes machines et de placer des employés compétents aux postes adéquats. Mais les flux de travail administratifs, des devis à la facturation en passant par le planning, étaient encore gérés par des systèmes distincts (Drumis, Minox...). En toute logique, l’étape suivante consistait donc à s’attaquer à la cohésion entre la production et l’administration. Une tâche taillée sur mesure pour MultiPress. Mais la direction a imposé une autre condition spécifique : une mise en œuvre qui ne nuise pas à la vue d’ensemble et à la visibilité des processus. GBG a donc posé quelques questions pratiques à MultiPress :

  • Le planning des projets grand format passe-t-il forcément par le logiciel d’offset ?
  • Le back-office peut-il suivre le rythme sans être surchargé d’opérations manuelles et sans créer la confusion ?
  • Le planning et le suivi des commandes peuvent-ils être entièrement automatisés ?
  • Les projets sur mesure fournis aux clients peuvent-ils être intégrés dans un flux de travail automatique ?

GBG a également soulevé le problème suivant : il semble y avoir une contradiction entre le sur-mesure et l’automatisation poussée des processus actuels. En d’autres termes, les deux sont-ils réellement compatibles ? 

Le rôle essentiel du back-office

Une entreprise ne cesse de croître. Les commandes et l’administration qui s’y attache deviennent de plus en plus complexes. Les clients imposent des délais toujours plus serrés et exigent davantage de flexibilité. Pour être efficace, le rôle du back-office devient donc fondamental : à défaut, les choses finiront par mal tourner. Si les factures, les devis et les commandes sont encore gérés (en partie) manuellement, que le calcul des prix est inexistant ou limité et que le planning des projets grand format passe forcément par le logiciel d’offset, c’est qu’il est grand temps d’automatiser le flux de travail en profondeur !

L’automatisation et le sur-mesure font la paire !

Les entreprises graphiques proposent souvent des projets sur mesure à leurs clients. Ce qui semble en contradiction avec l’automatisation poussée de leur activité : les deux ne sauraient être compatibles... Un a priori vite balayé par la démonstration de MultiPress organisée pour les responsables et les collaborateurs de GBG. L’exemple des autocollants a en effet permis de tordre le cou à nombre d’idées reçues. Tous les paramètres existants sont intégrés dans le système en toute simplicité. Et les calculs, considérablement accélérés, permettent de dégager les coûts réels avec précision. Sans parler de la rationalisation des devis et des commandes, du gain d’efficacité du planning, de la simplification de la facturation... un must pour toute entreprise du secteur graphique ! 

De plus, la direction peut suivre les opérations au plus près grâce aux rapports transparents produits par MultiPress. Le back-office de Grafisch Bedrijf Goes est désormais nettement plus efficace et la direction peut analyser le rendement de l’entreprise d’un seul coup d’œil.

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