Omdat jouw printbedrijf het nodig heeft: een masterplan voor software.

25 Feb 2020
printbedrijf masterplan

De investeringen in software verdienen een algemene, strategische planning. Zet even een stap achteruit om de processen van jouw kernactiviteiten te beoordelen. Maar ook om na te gaan hoe software kan helpen om de beloften aan jouw klanten waar te maken. Door optimalisatie of, in het beste geval, volledige automatisatie.

Het gevecht om aandacht.

Wie een printbedrijf heeft, wordt als manager of eigenaar geconfronteerd met een aanhoudende strijd voor aandacht. En dan wordt het al snel brandjes blussen of continue micro-managementbeslissingen nemen. Voeg aan deze dagelijkse beslommeringen nog de overweldigende realiteit van een snel veranderende grafische sector toe, waarvan verwacht wordt dat jouw bedrijf snel én aanhoudend mee evolueert. 

Dit draagt allemaal bij aan het feit dat de meeste drukkers hun printbedrijf nooit vanop afstand bekijken. En dus al helemaal geen algemeen strategisch plan met betrekking tot software hebben opgesteld. Terwijl planning voor nieuwe productie- en afwerkingsapparatuur de normaalste zaak van de wereld is. Dit is te verwachten. Op gebouwen na vormen de persen de grootste uitgave in een printbedrijf. Maar daar stopt het natuurlijk niet.

Software planning? Waarom?

Drukkers doen er namelijk goed aan om – naast de algemene investeringen en strategieën – ook na te denken over de planning van de software die ze in hun bedrijf gebruiken. Software wordt in alle bedrijven steeds belangrijker en de grafische industrie is daar geen uitzondering op. Softwareoplossingen worden in elk printbedrijf alsmaar meer geïntegreerd, zijn 'nauwer met elkaar verbonden' en leveren dus meer efficiëntievoordelen op. En meer efficiëntie betekent meer tijd- én geldwinst!

Point solutions.

Als je dat nog nooit of niet recent hebt gedaan, is het nu het ideale ogenblik om even een stap achteruit te zetten en te kijken naar je algemene en strategische softwareplan. En dan heb je de keuze tussen ‘point solutions’ of geïntegreerde oplossingen. 
‘Point solutions’ zijn meestal ontworpen om één specifiek probleem op te lossen. Door deze specialisatie en focus zijn ‘point solutions’ kampioenen op hun specifieke gebied van functionaliteit: bijvoorbeeld helpdesksoftware, software voor stockbeheer of planning-software.

De kracht van een ‘point solution’ is meteen ook de zwakte ervan: de software lost slechts één bedrijfsprobleem op. Dat betekent dat om meerdere problemen op te lossen, er meerdere ‘point solutions’ moeten worden geselecteerd en geïmplementeerd. Gemeenschappelijke gegevens moeten worden gedeeld tussen deze ‘point solutions’, waardoor complexiteit, potentiële inconsistentie en risico's ontstaan. 

Een geïntegreerde oplossing heeft per definitie deze zwakte niet.

Geïntegreerd = samenwerken.

Geïntegreerde systemen zijn ontworpen om meerdere bedrijfsproblemen op te lossen vanuit één softwareoplossing die gebaseerd is op één enkele database. Een geïntegreerde oplossing stelt je niet alleen in staat om niet meer dan één softwareoplossing aan te schaffen en te implementeren, maar garandeert ook dat gegevens consistent en slechts één keer worden opgeslagen, ondersteunt - standaard - de koppelingen tussen processen en vergemakkelijkt de rapportage over deze processen

STAP 1 - Start met MIS/ERP

Een strategisch plan voor printsoftware start eigenlijk altijd met MIS/ERP, de basis van elk printbedrijf. Omdat je best vertrekt van een betrouwbaar registratiesysteem. Strategisch gezien is de duurzaamheid van dergelijk systeem de belangrijkste factor in het algemene succes van een printbedrijf. Ja, zelfs belangrijker dan het salesteam, de persoperatoren of het leiderschap op zich. 

En omdat het over software gaat, is de op een na belangrijkste factor of die MIS/ERP-oplossing eenvoudig kan worden geïntegreerd. Wat wil dat zeggen? Alle gegevens kunnen gemakkelijk ingebracht én opgevraagd worden. Dat laatste omdat je specifieke bedrijfsgegevens graag deelt met werknemers, het management, klanten, leveranciers, … 

STAP 2 - Inventariseer de gebruikte systemen

De volgende stap in een strategisch softwareplan voor een drukker is een inventaris van alle andere softwaresystemen die op dit ogenblik worden gebruikt. Hier volgen enkele van de belangrijkste zaken bij het beoordelen van die software:

Lees verder
 
  1. Dubbele softwareoplossingen.Beschik je over meerdere systemen die eigenlijk dezelfde oplossing bieden? Begrijp dan het begrip 'technische schuld': elke softwareoplossing die je in jouw bedrijf gebruikt, is vergezeld van een levenslange babysitter waarvoor je betaalt! Dat is misschien niet zo duidelijk omdat dit ‘babysitten’ wordt uitgevoerd door voltijdse werknemers die je al betaalt, maar het dikt aan. Trouwens, hoeveel bedrijfsleiders beschikken de dag van vandaag over technische mensen met vrije tijd? Precies, niemand!
  2. Te veel softwareoplossingen. Beoordeel zorgvuldig alle toepassingen en (aangepaste) ontwikkelingen in een bedrijf. Je wil voldoende software hebben maar ook niet meer dan dat
  3. 3. Softwareoplossingen die moeilijk door een klein team kunnen worden onderhouden Alle software wordt geschreven in een specifieke codetaal, de meest voorkomende zijn .NET, Java, PHP, …. Software is ook gebaseerd op databanken, de meest voorkomende zijn SQL, Oracle, …. Voor de meeste commerciële softwareproducten is dit voor jou als eindgebruiker van deze platformen niet belangrijk. Je gaat niet meteen code beginnen schrijven of databanken raadplegen. Het wordt wel van belang wanneer je de stap zet naar het in dienst nemen van mensen die code schrijven. Als je over oplossingen beschikt die in drie verschillende talen zijn geschreven, is de kans groot dat je niet één persoon zult vinden die kan helpen bij de drie toepassingen. Probeer, indien mogelijk, om te standaardiseren op technologieën zodat je team goed wordt in een kleiner aantal zaken
  4. Softwareoplossingen die geïsoleerd (niet-geïntegreerd) zijn Die zorgen er namelijk voor dat er manuele arbeid nodig is om ze te verbinden met elkaar. Een van de meest voorkomende voorbeelden hiervan is een web-to-print-oplossing die de bestellingen niet automatisch in je MIS/ERP invoert. Elk stukje software zou moeten doen wat het goed kan en vervolgens – automatisch! – overschakelen op het volgend stukje software in de workflow. Weet je wat de ideale situatie is? Een opdracht wordt door een klant besteld via de web-to-print-oplossing, ze gaat vervolgens naar de ERP/MIS, wordt gepland, uitgevoerd, verpakt, verzonden en gaat vervolgens naar facturatie voor een geautomatiseerde factuur voor de klant. Klaar! Een echte ‘end-to-end’-workflow van invoer van de bestelling tot de factuur. Denk hierover even na. Zet die stap achteruit. Zou dat niet geweldig zijn? EN hoeveel tijd zou dat niet uitsparen? Om dan nog maar niet over geldwinst te spreken …
  5. Alternatieve oplossingen.  Dit vormt het belangrijkste detectivewerk en is het moeilijkst te vinden. Managers of eigenaars zijn meestal niet op de hoogte van alle alternatieve oplossingen die hun teams gebruiken om het werk door het bedrijf te leiden. Denk aan een grote hoeveelheid spreadsheets, Word-documenten, pdf's, Post-its, papieren logs, … Voor je het weet lopen er onnoemelijk veel 'verborgen processen' die worden uitgevoerd met de beschikbare middelen en in de comfortzone van jouw team. Net om dat te verwezenlijken wat eigenlijk met software zou kunnen worden gedaan

STAP 3 - Maak een overzicht van bedrijfsprocessen

Met een strategisch softwareplan zet je een stapje achteruit en kijk je naar het algemene overzicht van je bedrijfsprocessen. Vervolgens analyseer je hoe de software deze bedrijfsprocessen helpt, belemmert of automatiseert. Het is een plan waarvan je vervolgens de prioriteiten kunt bepalen en dat je gedurende maanden of misschien wel jaren geleidelijk aan kunt uitvoeren. Want als je in die broodnodige automatisatie wil investeren, helpt het om exact te weten hoe die nieuwe software in jouw bestaande bedrijf moet passen. Je wordt er een meer strategische aankoper van software door!

STAP 4 - Consolideer software

Vergeet niet dat een even belangrijk onderdeel van je strategische softwareplan ook de lijst is met technologieën waar je van af wil! De consolidatie van softwaretechnologieën bespaart je meer dan alleen de kosten voor jaarlijks onderhoud. Ze verbetert tevens het moreel van je technisch team, zorgt voor meer tijd en verkleint je foutenmarge. Die laatste wil je enkel maar op 0 hebben, toch?

Dataline helpt

Bij Dataline hebben we meer dan 1.000 printproductiebedrijven geholpen door een gezond MIS/ERP-platform te installeren en er administratieve en workflowprocessen uit op te bouwen. Dit is een stevige basis voor een beter inzicht in en controle over het bedrijf, voor een betere efficiëntie en gezondere marges. Spreek met ons als je het strategische softwareplan en de bijhorende processen van jouw bedrijf wilt laten onderzoeken

Dataline ontwikkelde de unieke MultiPress Audit Software waarmee onze Business Experts met de juiste vragen de worklow van jouw bedrijf in kaart brengen en precies kunnen aantonen hoeveel tijd en geld er omgaat – soms zelfs verloren gaat! – tijdens elke stap in het productieproces. Op basis van deze gegevens werken we samen een plan uit om stap voor stap de nodige verbeteringen te implementeren. Een aanpak die al meer dan 20 jaar zijn deugdelijkheid heeft bewezen